Musterverfügung in der Kommunalverwaltung - Aktenverfügung

Themen (v.a.) für Mitarbeiter von Bauaufsichtsbehörden.
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Sebastian Veelken
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Musterverfügung in der Kommunalverwaltung - Aktenverfügung

Beitragvon Sebastian Veelken » 12.07.2008, 14:52

Gerade in den Bauaufsichtsbehörden sitzen mit Ingenieuren und Architekten nicht immer nur "Eigengewächse" der Verwaltung. Deshalb erlaube ich mir hier das Muster eines schlichten Berichts an einen Vorgesetzten (Amtsleitung, Beigeordneter, (Ober-)Bürgermeister) einzustellen - vielleicht ist es ja für den einen oder anderen dennoch von Interesse.

Natürlich sind die Gepflogenheiten in den einzelnen Städten sehr unterschiedlich, sie gilt es stets vorrangig zu berücksichtigen.

Über Verbesserungsvorschläge freue ich mich wie immer...

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Sebastian Veelken
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Muster

Beitragvon Sebastian Veelken » 21.01.2012, 09:07


muster_aktenverfuegung.jpg
Muster einer Aktenverfügung

Kopfzeile
mit Angabe des absendenden Amtes, interner Telefonnummer, Diktatzeichen/Kürzel sowie dem Datum.
Adresszeile
innerhalb der Verwaltung werden Schreiben primär an die Organisationskennziffern (meist orientiert am Muster-Verwaltungsgliederungsplan der KGSt) versandt. Also an "03" und nicht an "Herrn Beigeordneten Müller".

Die Betreffzeile soll in knappen Worten das Kernanliegen "sprechend" umreißen. Allerweltsformulierungen (Ihr Schreiben vom
3.01.2008) sind zugunsten aussagekräftiger Begriffe (Baugenehmigungsverfahren Marktplatz 1: Überschreitung der Baugrenzen) zu
vermeiden. Im Krieg der Aktenzeichen ist es ein Akt der Höflichkeit, ein bekanntes fremdes Aktenzeichen ebenfalls anzugeben und nicht nur das eigene. das dem Adressaten möglicherweise unbekannt ist.
Etwa für den Adressaten geltende Entscheidungsfristen sollten in einer zweiten Betreffzeile mit einem absoluten Datum benannt werden ("Entscheidungsfrist 04.04.2008"), Gemeinplätze wie "Eilt", "dringend" o. ä. reichen dazu nicht aus. Dass man als nachgeordneter Mitarbeiter seinem Vorgesetzten nicht selbst Fristen setzen sollte, sondern allenfalls die von noch höheren Instanzen vorgegebenen Termine wiederholen, dürfte klar sein.
Der Sachbericht soll mit knappen Worten die tatsächliche Situation wiedergeben. Schon im Einleitungssatz muss zum Ausdruck kommen, was genau vom Adressaten gewünscht ist (Entscheidung, Kenntnisnahme, konkrete weitere Veranlassung o. ä.).
Also z.B.: "Bei dem Vorhaben bitte ich um Ihre Entscheidung, ob …"
Sofern Sie vom Adressaten eine Entscheidung benötigen, wird von Ihnen i. d. R. ein Entscheidungsvorschlag verlangt.
Wenn Sie diesen im Fettdruck und deutlich abgesetzt präsentieren, ist er auch für eilige Entscheidungsträger leicht erkennbar.
Hier sollten Sie berücksichtigen, dass Vorgesetzte oft bereits eine gewisse Vorstellung vom Ergebnis haben – wenn Ihr Vorschlag mit dieser Vorstellung übereinstimmt, verzichten viele auf die vollständige Lektüre Ihres Dokuments und stimmen zu.
Dennoch ist auch eine Begründung bzw. rechtliche Würdigung erforderlich. In dieser Begründung sollte das Für und Wider gegeneinander abgewogen werden, Alternativen müssen benannt werden. Achten Sie auf eine ausgewogene Formulierung.
Häufig wird der Fehler gemacht, dass zurückgestellte Gegenargumente nicht angeführt werden. Vielfach haben Verfasser Angst, dass ihr eigener Vorschlag dann doch nicht realisiert werden könnte. Eine solche Vorgehensweise ist falsch: Ihr Vorschlag muss den Entscheidungsträger in die Lage versetzen, Ihre Überlegungen nachzuvollziehen und allein auf dieser Basis eine verantwortliche Entscheidung zu treffen. Wenn Sie die Gegenargumente verschweigen, ist eine solche Entscheidung nicht möglich. Sollte deshalb etwas schief gehen, kann und muss ein Vorgesetzter nur darauf verweisen, dass er über diese Umstände nicht informiert worden ist – die Verantwortung bleibt dann beim Verfasser.
Stil: Formulieren Sie klar und eindeutig. Wolkige Umschreibungen sind Zeichen eines wolkigen Verstandes. Wenn der Adressat den Eindruck bekommt, dass Sie ihm wesentliche Umstände verschweigen, kann er darauf nur mit einer besonders eingehenden Prüfung reagieren. Gerade dann, wenn Sie eine Entscheidung "benötigen", die von gängigen Vorgehensweisen abweicht oder aus übergeordneten Gründen gegen interne
Regelungen verstößt, sollten Sie dies explizit ansprechen, damit auch über diese Tatsache entschieden werden kann.
Also z.B. "schlage ich vor, abweichend von der Dienstanweisung Nr. 08/15 die Befreiung bereits … zu erteilen".
Natürlich empfiehlt es sich, für solche Abweichungen auch eine sachliche Begründung anzuführen.
In den Schlusssatz gehört der Verweis auf ggf. bereits erfolgte Abstimmungen mit anderen Stellen ("Dieser Vorschlag
ist abgestimmt mit …").
Ggf. sollten Sie hier erläutern, was Sie verwaltungstechnisch vom Adressaten erwarten (z.B. urschriftliche Rückgabe, Weiterleitung an …, Versand)
Mit der Verfügungsziffer 2 ff. werden all jene Verfügungen und Vermerke versehen, die nicht für den Adressaten bestimmt sind. Hierher gehören z.B. Hinweise für den vorgesehenen Unterzeichner, falls Sie das Original nicht selbst unterschreiben können.
Hier können Sie auch rechtliche Argumente unterbringen, die im eigentlichen Bericht nicht mehr relevant waren, aber bei abweichenden Entscheidungen evtl. wieder bedeutsam werden könnten.
Im Übrigen gehört der weitere Gang der Bearbeitung in die Verfügung. Die Verfügungsziffern (1., 2. …) sollten im Original
des Schreibens nicht erscheinen. Die "1" vor der Empfängeradresse beruht übrigens darauf, dass diese Verfügung ursprünglich
einmal mit "1. Zu schreiben an…" begann.

Druckversion


Hier gibt es das Ganze als druckbaren Waschzettel auf einer DIN-A-4-Seite...


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