Bericht an eine übergeordnete Behörde

Themen (v.a.) für Mitarbeiter von Bauaufsichtsbehörden.
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Sebastian Veelken
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Bericht an eine übergeordnete Behörde

Beitragvon Sebastian Veelken » 04.01.2010, 21:10

Manche verwaltungsmäßige Selbstverständlichkeit gerät bei seltenem Gebrauch zu Unrecht in Vergessenheit. Eine davon ist die Wahrung gewisser formaler Mindestanforderungen bei Berichten an übergeordnete Behörden (wie z.B. Kreise oder Bezirksregierungen als obere Bauaufsichtsbehörden oder das Ministerium für Bauen und Verkehr als oberste Bauaufsichtsbehörde).
Deshalb gibt es hier das Muster eines Berichts:

Über
die Bezirksregierung A-Stadt
an
das Ministerium für Bauen und Verkehr des Landes NRW

Aktenzeichen Bezirksregierung: 35....../09
Aktenzeichen MBV: .../09
Betreff


1. Einleitungssatz
In dem o.a. Verfahren baten Sie mit Verfügung/Erlass vom 1. April 2009 um Stellungnahme und Bericht.
Dazu wird berichtet:
2. Sachverhalt
Der Beschwerdeführer beantragte unter dem ... die Erteilung einer Baugenehmigung für die Errichtung einer Werbeanlage vom Typ Tera-Giga-Mega-Gross auf dem Grundsctück ... in ... Die Erteilung dieser Genehmigung habe ich unter dem ... abgelehnt.
Auf dem Grundstück ist bereits Plakatgroßfläche vorhanden, diese wurde unter dem 01.04.1900 genehmigt. Zu den Gründen der Erteilung kann ich infolge des Zeitablaufes keine Stellung nehmen.

3. Rechtliche Würdigung sowie Ausführungen zur Zweckmäßigkeit (Ermessen)
Der Bauherr hat keinen Anspruch auf die Erteilung der Baugenehmigung, da die beantragte Werbeanlage das Ortsbild unter Verstoß gegen § 13 Abs. 2 BauO NRW verunstalten würde. ...
Soweit der Beschwerdeführer vorträgt, ..., ist diese Annahme unzutreffend. Richtig ist, dass ... Das ergibt sich insbesondere aus ...
Dabei handelt es sich auch nicht um eine "Sonderbehandlung" des Bauherrn, sondern um die reguläre Anwendung der einschlägigen Vorschrift des § ...

4. Schlussformel
Für etwaige weitere Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung.

5 Ggf. Unterschriftszusatz:
In Vertretung (Beigeordneter) / Im Auftrag (Mitarbeiter)


Max Muster
Bürgermeister

Anlagen:
1. ...
2. ...

Kreise und Bezirksregierungen schreiben Verfügungen, das Ministerium Erlasse - nachgeordnete Behörden berichten.

  • Die Sachverhaltsdarstellung sollte knapp, objektiv und erschöpfend sein und eine eigenständige rechtliche Beurteilung ohne Hinzuziehung der Akten ermöglichen. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Bericht von Menschen gelesen wird, die die Akten nicht kennen und auch nicht kennenlernen wollen. Ihr Bericht muß auch und gerade diese Menschen überzeugen können. Das kann er nur, wenn auch solche Leser ihren Text verstehen können. Eine schlüssige Darlegung wird als Indiz für die Richtigkeit des Inhalts angesehen. Und umgekehrt: Hinter einem wirren Text steht oft ein wirrer Geist.
  • Mancher Verfasser ist bemüht, diese Sachverhaltsdarstellung ein bißchen zu optimieren, indem Sachverhaltselemente weggelassen werden, die der eigenen Position entgegenstehen könnten. Von einem solchen Vorgehen ist deutlich abzuraten: Jeder weiß, dass es rechtliche und tatsächliche Grenzbereiche gibt, in denen mehr als eine Lösung richtig sein kann. Das gilt für Bauaufsichtsbehörden im Besonderen, da die Gefahrenabwehr von Prognosen abhängig ist, die sich im nachhinein als falsch herausstellen können, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der zuvor getroffenen Entscheidung in Frage stellen würde.
    Wenn die Position Ihrer Behörde aber tatsächlich derart schwach ist, dass Sie den Sachverhalt verbiegen müssen, empfiehlt es sich dringend, die eigene Entscheidung zu überdenken!
  • Zur Rechtlichen Würdigung gehören neben Ausführungen zu den ggf. streitigen Vorschriften auch Ausführungen zu den Ermessenserwägungen.
    Insgesamt sollte ein Bericht zu allen aufgeworfenen Rechts- und Tatsachenfragen deutlich Stellung nehmen. Dazu muß man nicht unbedingt jede Einzelfrage wiederholen, sondern kann dies mit etwas sprachlichem Geschick ohne weiteres in einen flüssigen Gesamtbericht einbauen (z. B. indem man wiedererkennbare Formulierungselemente eines Beschwerdeführers übernimmt.
  • Berichten enthalten keine unmittelbare Anrede (sehr geehrte Damen und Herren) und auch keine Grußzeile (Mit freundlichen Grüßen) am Ende: Diese Floskeln der Höflichkeit sind im Schriftverkehr unter Behörden unüblich.
  • Demgegenüber sollte um so mehr auf die Einhaltung der Unterschriftsbefugnisse geachtet werden. Nicht selten behält sich der Bürgermeister bzw. Beigeordnete die Unterzeichnung derartiger Berichte vor.

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