Dieser Beitrag soll Mitarbeitern von Behörden helfen, die zum ersten Mal einen Termin beim Verwaltungsgericht wahrzunehmen haben. Auch wenn es irgendwie zum Job dazugehört, sind solche Termine auch für Behördenbeschäftigte nicht alltäglich. Darum gibt es hier einige Tipps für Ihre Vorbereitung auf den Termin.
Vor dem Termin
Spätestens wenn die Ladung zum Termin kommt, stellt sich die Frage "Wer geht hin?". Dafür haben die meisten Behörden interne Regelungen, die Sie natürlich beachten müsssen. Häufig geht ein Mitarbeiter des Rechtsamtes gemeinsam mit einem Sachbearbeiter oder einer Führungskraft des zuständigen Fachbereiches.
Mindestens ein Behördenvertreter benötigt dafür eine entsprechende Vollmacht. Für Mitarbeiter des Rechtsamtes ist sie häufig in allgemeiner Form bereits beim örtlich zuständigen Verwaltungsgericht hinterlegt - wenn Mitarbeiter des Fachbereiches gehen, wird häufig mit Terminvollmachten gearbeitet. Falls es auf Sie allein hinausläuft: Organisieren Sie die Vollmacht rechzeitig, oft sind die Zeichnungsbefugnisse für die Vollmachterteilung 'hoch' aufgehängt, z.B. bei der Fachbereichsleitung oder im Rechtsamt.
Dass Sie sich inhaltlich den Vorgang noch einmal gut ansehen, damit sie mit der Sache vollumfänglich vertraut sind, steht meist ebenfalls in der Ladung.
Am Terminstag
Reisen Sie rechtzeitig zum Gericht an. Kalkulieren Sie Staus und sonstige Verspätungen ein. Die Gerichtsgebäude haben Eingangskontrollen - hier kann es den Vorgang sehr beschleunigen, wenn Sie an der Pforte von vornherein unaufgefordert Ihren Dienstausweis vorzeigen und den Termin nennen können. Trotzdem kann es überraschend länger dauern, falls etwa parallel noch weiter Verhandlungen mit größeren Beteiligtenzahlen oder öffentlichem Interesse stattfinden.
Vor dem Saal
An den Verhandlungssälen hängt die tagesaktuelle Terminsrolle aus. Schauen Sie nach, ob Sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Oftmals werden Sie nicht den ersten Termin des Tages haben, es findet also bereits eine Verhandlung statt. Solange nicht ausdrücklich das Zeichen "nicht-öffentlich" an der Tür hängt, spricht auch nichts dagegen, wenn Sie zur eigentlichen Terminsstunde nachschauen, ob die Saaltür bereits geöffnet ist.
Im Saal
Vertreter der Bauaufsichtsbehörden wie auch der anderen Ordnungsbehörden sitzen dabei fast immer auf der Beklagtenseite. Im Gerichtssaal ist das ganz wörtlich zu nehmen, es gibt feste Sitzordnungen für Kläger und Beklagten: Der Kläger sitzt vom Richtertisch gesehen aus links, der Beklagte rechts. (Eselsbrücke: "Das Gericht verhandelt vom Kläger zum Beklagten" (von links nach rechts).
Bei Eintreten des Gerichts / des Richters
Bei Eintreten des Gerichts in den Saal erheben sich alle Beteiligten von ihren Plätzen. An dieser Stelle können Sie zeigen, dass Sie sich auskennen... Denn in Verhandlungen vor dem Einzelrichter ist dieses Eintreten aus sich heraus nicht gar so pompös, dass sich das Aufstehen aufdrängen würde - die Respektsbezeugung ist aber dennoch angezeigt!
Personalienaufnahme
Zu Beginn der Verhandlung werden die Personalien der Erschienenen ins Protokoll aufgenommen. Falls Sie einziger Behördenvertreter sind, ist das der Zeitpunkt, ihr Vollmacht im Original zu den Gerichtsakten zu reichen - also dem Gericht zu übergeben.
Hier hat auch Ihre Amtsbezeichnung ihren großen Auftritt. Weil sie im Tagesgeschäft nicht mehr gar so oft benutzt wird, lohnt es sich vorher noch einmal zu überlegen, wie sie denn eigentlich heißt, damit Sie auf die Frage flüssig antworten können und sich nicht korrigieren müssen.
Während der Verhandlung
Im Verwaltungsgerichtsverfahren gilt der Untersuchungsgrundsatz. Das bedeutet: Der Richter hat sich vertieft mit Ihrem Fall beschäftigt und leitet die Verhandlung entsprechend. Natürlich lassen Sie ihn ausreden und fallen ihm nicht ins Wort. Es kann sein, dass Sie während der Verhandlung gar nicht gefragt werden. Betrachten Sie das als gutes Zeichen: Der Richter hat verstanden, was Sie sich bei der Fallbearbeitung gedacht haben.
Klageantrag
Ein wichtiger Schritt für das Verfahren ist die Aufnahme der Klageanträge. Während ansonsten eher nach und nach protokolliert/diktiert wird, wird es bei den Anträgen ganz genau. Als Beklagtenvertreter haben Sie es dabei in der Regel leicht: "Ich beantrage, die Klage abzuweisen". Das Protokoll wird entweder laut diktiert oder sofort danach vom Tonband vorgespielt - nun ist es an Ihnen, dass Diktierte zu genehmigen, damit auch sicher das im Protokoll steht, was Sie beantragt haben. Mit einem deutlichen "Ja" bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie nicht nur aufgepasst haben, sondern auch um die prozessuale Bedeutung dieses Rituals wissen - ohne ausdrückliche Erklärung Ihrerseits geht es an dieser Stelle nicht weiter.
Streitwert
Evtl. kommt an dieser Stelle noch einmal der Streitwert zur Sprache. Er ist die Grundlage sowohl für die Gebührenrechnung des Anwalts als auch des Gerichts. Üblicherweise wird er bereits bei Klageerhebung zumindest vorläufig festgelegt, er kann aber an dieser Stelle auch noch angepasst werden. Grundlage ist der wirtschaftliche Wert der Angelegenheit für den Kläger, was aber natürlich bei Streitgegenständen, die nich aus Zahlungen bestehen, mitunter schwierig zu bestimmen ist. Hier gibt der Streitwertkatalog für die Verwaltungsgerichtsbarkeit wichtige und quasigesetzliche Anhaltspunkte.
Als Behördenvertreter wird der Streitwert für Sie nur relevant, wenn Sie ganz oder teilweise unterliegen, denn dann trägt Ihre Behörde die Kosten des Verfahrens. Besondere Aufmerksamkeit ist also geboten, wenn der Streitwert heraufgesetzt werden soll, denn dann steigt Ihr Kostenrisiko betraglich. Nicht immer argumentieren Rechtsanwälte hier uneigennützig im Interesse ihrer Mandenten, denn sie haben hier auch ein ganz eigenes Interesse an den entsprechenden Gebühreneinnahmen.
Ende der Verhandlung
In der Regel enden Verhandlungstermine mit der Aufnahme der Klageanträge,indem der Richter verkündet "Eine Entscheidung wird den Beteiligten schriftlich zugestellt."
Eine Urteilsverkündung unmittelbar im Anschluss an die Verhandlung ist demgegenüber eher selten. Der abschließende Tusch bleibt also aus, bis zum Ergebnis müssen Sie sich noch etwas gedulden. In der Regel lässt das Gericht aber im Verhandlungsverlauf erkennen, zu welcher Entscheidung es tendiert.