Als Behördenvertreter zum Verwaltungsgericht (Gerichtstermin wahrnehmen)

Themen (v.a.) für Mitarbeiter von Bauaufsichtsbehörden.
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Sebastian Veelken
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Als Behördenvertreter zum Verwaltungsgericht (Gerichtstermin wahrnehmen)

Beitrag von Sebastian Veelken » 24.11.2018, 11:32


Dieser Beitrag soll Mitarbeitern von Behörden helfen, die zum ersten Mal einen Termin beim Verwaltungsgericht wahrzunehmen haben. Auch wenn es irgendwie zum Job dazugehört, sind solche Termine auch für Behördenbeschäftigte nicht alltäglich. Darum gibt es hier einige Tipps für Ihre Vorbereitung auf den Termin.

Vor dem Termin
Spätestens wenn die Ladung zum Termin kommt, stellt sich die Frage "Wer geht hin?". Dafür haben die meisten Behörden interne Regelungen, die Sie natürlich beachten müsssen. Häufig geht ein Mitarbeiter des Rechtsamtes gemeinsam mit einem Sachbearbeiter oder einer Führungskraft des zuständigen Fachbereiches.
Mindestens ein Behördenvertreter benötigt dafür eine entsprechende Vollmacht. Für Mitarbeiter des Rechtsamtes ist sie häufig in allgemeiner Form bereits beim örtlich zuständigen Verwaltungsgericht hinterlegt - wenn Mitarbeiter des Fachbereiches gehen, wird häufig mit Terminvollmachten gearbeitet. Falls es auf Sie allein hinausläuft: Organisieren Sie die Vollmacht rechzeitig, oft sind die Zeichnungsbefugnisse für die Vollmachterteilung 'hoch' aufgehängt, z.B. bei der Fachbereichsleitung oder im Rechtsamt.
Dass Sie sich inhaltlich den Vorgang noch einmal gut ansehen, damit sie mit der Sache vollumfänglich vertraut sind, steht meist ebenfalls in der Ladung.
Am Terminstag
Reisen Sie rechtzeitig zum Gericht an. Kalkulieren Sie Staus und sonstige Verspätungen ein. Die Gerichtsgebäude haben Eingangskontrollen - hier kann es den Vorgang sehr beschleunigen, wenn Sie an der Pforte von vornherein unaufgefordert Ihren Dienstausweis vorzeigen und den Termin nennen können. Trotzdem kann es überraschend länger dauern, falls etwa parallel noch weiter Verhandlungen mit größeren Beteiligtenzahlen oder öffentlichem Interesse stattfinden.
Vor dem Saal
An den Verhandlungssälen hängt die tagesaktuelle Terminsrolle aus. Schauen Sie nach, ob Sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Oftmals werden Sie nicht den ersten Termin des Tages haben, es findet also bereits eine Verhandlung statt. Solange nicht ausdrücklich das Zeichen "nicht-öffentlich" an der Tür hängt, spricht auch nichts dagegen, wenn Sie zur eigentlichen Terminsstunde nachschauen, ob die Saaltür bereits geöffnet ist.
Im Saal
Vertreter der Bauaufsichtsbehörden wie auch der anderen Ordnungsbehörden sitzen dabei fast immer auf der Beklagtenseite. Im Gerichtssaal ist das ganz wörtlich zu nehmen, es gibt feste Sitzordnungen für Kläger und Beklagten: Der Kläger sitzt vom Richtertisch gesehen aus links, der Beklagte rechts. (Eselsbrücke: "Das Gericht verhandelt vom Kläger zum Beklagten" (von links nach rechts).
Bei Eintreten des Gerichts / des Richters
Bei Eintreten des Gerichts in den Saal erheben sich alle Beteiligten von ihren Plätzen. An dieser Stelle können Sie zeigen, dass Sie sich auskennen... Denn in Verhandlungen vor dem Einzelrichter ist dieses Eintreten aus sich heraus nicht gar so pompös, dass sich das Aufstehen aufdrängen würde - die Respektsbezeugung ist aber dennoch angezeigt!
Personalienaufnahme
Zu Beginn der Verhandlung werden die Personalien der Erschienenen ins Protokoll aufgenommen. Falls Sie einziger Behördenvertreter sind, ist das der Zeitpunkt, ihr Vollmacht im Original zu den Gerichtsakten zu reichen - also dem Gericht zu übergeben.
Hier hat auch Ihre Amtsbezeichnung ihren großen Auftritt. Weil sie im Tagesgeschäft nicht mehr gar so oft benutzt wird, lohnt es sich vorher noch einmal zu überlegen, wie sie denn eigentlich heißt, damit Sie auf die Frage flüssig antworten können und sich nicht korrigieren müssen.
Während der Verhandlung
Im Verwaltungsgerichtsverfahren gilt der Untersuchungsgrundsatz. Das bedeutet: Der Richter hat sich vertieft mit Ihrem Fall beschäftigt und leitet die Verhandlung entsprechend. Natürlich lassen Sie ihn ausreden und fallen ihm nicht ins Wort. Es kann sein, dass Sie während der Verhandlung gar nicht gefragt werden. Betrachten Sie das als gutes Zeichen: Der Richter hat verstanden, was Sie sich bei der Fallbearbeitung gedacht haben.
Klageantrag
Ein wichtiger Schritt für das Verfahren ist die Aufnahme der Klageanträge. Während ansonsten eher nach und nach protokolliert/diktiert wird, wird es bei den Anträgen ganz genau. Als Beklagtenvertreter haben Sie es dabei in der Regel leicht: "Ich beantrage, die Klage abzuweisen". Das Protokoll wird entweder laut diktiert oder sofort danach vom Tonband vorgespielt - nun ist es an Ihnen, dass Diktierte zu genehmigen, damit auch sicher das im Protokoll steht, was Sie beantragt haben. Mit einem deutlichen "Ja" bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie nicht nur aufgepasst haben, sondern auch um die prozessuale Bedeutung dieses Rituals wissen - ohne ausdrückliche Erklärung Ihrerseits geht es an dieser Stelle nicht weiter.
Ende der Verhandlung
In der Regel enden Verhandlungstermine mit der Aufnahme der Klageanträge,indem der Richter verkündet "Eine Entscheidung wird den Beteiligten schriftlich zugestellt."
Eine Urteilsverkündung unmittelbar im Anschluss an die Verhandlung ist demgegenüber eher selten. Der abschließende Tusch bleibt also aus, bis zum Ergebnis müssen Sie sich noch etwas gedulden. In der Regel lässt das Gericht aber im Verhandlungsverlauf erkennen, zu welcher Entscheidung es tendiert.

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Sebastian Veelken
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Behördenvertreter beim Verwaltungsgericht: Vergleichsverhandlungen

Beitrag von Sebastian Veelken » 24.11.2018, 12:02

Der aus Behördensicht schwierigste Teil steht an, wenn der Richter oder auch der Klägervertreter den Abschluss eines Vergleichs vorschlägt. Eigentlich sollte ein solcher nicht nötig sein, weil die Behörde die Rechtslage ohnehin bis zum Abschluss der mündlichen Verhandlung unter Beobachtung haben muss, da sie ja nicht bestandskräftig geworden ist. Die Behörde kann und muss ihre Entscheidung also ggf. von sich aus an eine veränderte Sach- oder Rechtslage anpassen. Für das übliche Geben und Nehmen, das im Zivilprozess den Kern des Vergleichs bildet, ist also eigentlich kein Raum: Wenn Sie im Termin zu der Einsicht kommen, dass die Entscheidung falsch war, müssen Sie sie ohnehin korrigieren.

Darum sind Vergleichsvorschläge mitunter etwas einseitig, um das Unterliegen der einen Seite nicht so offensichtlich zu machen oder ihr noch eine versöhnliche Geste mitzugeben. Ganz manchmal hat der Verfasse rauch den Eindruck, dass die Richter bei ihren Beurteilungen eine gewisse Zahl an Vergleichen vorweisen müssen und dann - koste es was es wolle - auf einen Vergleich hinausverhandeln.
Umso wichtiger ist es, dass Sie die Kostenregelungen bei einem Vergleich und auch die vergleichsähnlichen Szenarien kennen:
  • Normalerweise zahlt die unterlegene Partei die Verfahrenskosten, also Gerichtskosten und die Kosten des "Gegners". Natürlich trägt sie auch ihre eigenen Auslagen.
  • Behörden dürfen aber in der Regel keine Anwaltskosten, sondern nur ihre Auslagen geltend machen. Wenn ein Nachweis im Einzelnen nicht möglich ist, erfolgt dies oft über die Pauschale gem. § 162 Abs. 2 S. 3 VwGO. Der Betrag ist derjenige der anwaltlichen Telekommunikationspauschale (derzeit 20,- EUR).
  • Bei einem Vergleich tragen die Parteien - wenn sie nichts anderes Regel - die Kosten des Verfahrens je zur Hälfte (§ 160 VwGO).
  • Für die Behörde würde dies bedeuten, dass sie neben der Hälfte der Gerichtskosten auch die Hälfte der Anwaltskosten zu tragen hat (abzüglich der Hälfte ihrer Telekommunikationsauslagen, also 10,- EUR).
    Das mag bei einem echten wechselseitigen Entgegenkommen und einen entsprechenden Unterliegen der Behörde gerechtfertigt sein - aber nicht, wenn im Vergleich nur ein Trostpflaster gewährt wird, dass die Behörde vielleicht noch nicht einmal bestritten hatte.
  • Eine andere Formulierung - und ein anderes Ergebnis - ergibt sich, wenn die Kosten "gegeneinander aufgehoben" werden. Dann trägt jede Partei ihre eigenen Auslagen (die Behörde also die 20,- EUR) und die Gerichtskosten werden halbiert.
An dieser Stelle sollten Sie unbedingt acht geben, denn hier laufen die Interessen des Klägers, seines Anwalts, des Gerichts und Ihrer Behörde ziemlich auseinander. Sie können sich hier nicht - wie im restlichen Verfahren- vollständig auf den Richter verlassen, denn an dieser Stelle hat er ein deutliches Interesse an einer zügigen Beendigung des Verfahrens - also an einem unstreitigen Vergleich.
Argumente gegen einen Vergleich
Von einem Vergleich ist abzuraten, wenn der Kläger aus Behördensicht in der Zukunft noch essentielle Leistungen zu erbringen hat, die dann Gegenstand des Vergleichs werden. Denn aus einem gerichtlichen Vergleich können Sie nicht wie gewohnt nach VwVG selbst vollstrecken, sondern Sie müssen die Vollstreckung bei Gericht beantragen (§§ 168, 169 VwGO). Allein in zeitlicher Hinsicht ergeben sich dabei deutliche Nachteile, einmal abgesehen vom zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die (erneute) Antragstellung bei Gericht. Wer das einmal gemacht hat, will es nie wieder...
Wenn Sie den Überblick verlieren: "Dafür habe ich keine Freigabe."
Eine Verhandlung kann - je nach Fallgestaltung - etwas unübersichtlich verlaufen. Aber wie der Rechtsanwalt sich in solchen Fällen auf eine Rücksprache mit seinem Mandanten zurückziehen kann, so können Sie mit einer eingeschränkten Verfügungsgewalt argumentieren: "Dafür habe ich keine Freigabe." oder "Das muss ich erst behördenintern klären." sind Formulierungen, mit denen Sie sich im Notfall behelfen können. Und niemand kann erwarten, dass Sie dies telefonisch in der Verhandlungspause erledigen. Wenn Sie diesen Joker ziehen, wird der Verhandlungsverlauf protokolliert werden und der Vergleichsvorschlag schriftlich protokolliert - anschließend können Sie mit Ihren Vorgesetzten in Ruhe prüfen und entscheiden.
Alternativen zum Vergleich
Sofern der Kläger im Termin mit neuen, unproblematischen Vorschlägen ankommt und diese gern im Termin fixiert haben möchte, gibt es Alternativen zu einem Vergleich:
Erklärungen der Behörde können z.B. als Zusicherungen abgegeben werden, die nötige Schriftform erhalten sie über das Protokoll. Das gilt für "Nebenkriegsschauplätze", die sie rechtlich und tatsächlich leicht überblicken können.
Der Kläger kann seine Klage ganz oder teilweise zurücknehmen - vor Aufnahme der Klageanträge auch noch ohne Zustimmung der Behörde. Die Zusicherung lässt sich - falls überhaupt nötig - auch unter der Bedingung einer Klagerücknahme abgeben.

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