Beantwortung einer Dienstaufsichtsbeschwerde (Muster)

Themen (v.a.) für Mitarbeiter von Bauaufsichtsbehörden.
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Sebastian Veelken
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Beantwortung einer Dienstaufsichtsbeschwerde (Muster)

Beitrag von Sebastian Veelken » 24.02.2010, 19:55


In diesem Text geht es um ein Muster für die Beantwortung einer Dienstaufsichtsbeschwerde durch die Behörde.
Falls Sie selbst als Bürger eine solche Beschwerde erheben möchten, finden Sie hier weitere Informationen und einen Mustertext für eine Dienstaufsichtsbeschwerde.



Dienstaufsichtsbeschwerden sind eigentlich nur solche Schreiben, in denen die Art und Weise der Bearbeitung einer Sache durch eine oder mehrere konkrete Personen kritisiert wird. Ein solches Schreiben zielt im Rechtssinne darauf ab, ein dienst- oder pflichtwidriges Verhalten durch einen Behördenmitarbeiter zu unterbinden.
In der Praxis resultiert die Unzufriedenheit eines Bürgers allerdings zumeist aus einem Ergebnis (Bescheid o.ä.), das ihn nicht zufriedenstellt. Erst aus dieser Frustration heraus werden zusätzlich auch persönliche Verhaltensmerkmale u.ä. kritisiert.
Dienstaufsichtsbeschwerden sind daher zumeist eine Kombination aus untechnischer rechtlicher Eingabe und echter Dienstaufsichtsbeschwerde.
Das ist auch bei dem nachfolgend präsentierten Muster eines Antwortschreibens für eine Dienstaufsichtsbeschwerde der Fall, auch hier werden rechtliche und persönliche Merkmale gemeinsam abgehandelt.

Das Muster kann eine Anpassung im Einzelfall naturgemäß nicht ersetzen.
Wichtig ist - insbesondere bei einer Zurückweisung als unbegründet -, dass für den Beschwerdeführer deutlich wird, dass seine Bedenken verstanden, ernstgenommen und fachkundig geprüft wurden.
Nur dann können Sie als Bearbeiter darauf hoffen, dass Ihr Ergebnis ohne weitere Nachfragen akzeptiert wird.
Ein Bürger, der
  1. mit Ihrem Arbeitsergebnis (z. B. Bescheid) unzufrieden ist,
  2. sich unverstanden fühlt und
  3. sich die Zeit für eine schriftliche Beschwerde genommen hat,
wird auch die Zeit für eine zweite Nachfrage bzw. Eingabe bei der nächsthöheren Instanz noch erübrigen, wenn Sie ihn mit nachlässigen oder unhöflichen Antworten weiter verärgern.

Achten Sie auf Ihre Leser

Denken Sie beim Verfassen eines Antwortschreibens daran, wer diesen Text lesen und verstehen soll, Sie schreiben nicht nur für den konkreten Adressaten, sondern auch für Ihre Vorgesetzten u.v.m.!
Die Antwort auf eine Dienstaufsichtsbeschwerde wird vielfach nicht nur von Ihnen und dem Adressaten gelesen: Häufig muß die Antwort auf eine Dienstaufsichtsbeschwerde von Vorgesetzten freigegeben oder gar unterschrieben werden. Wenn der Adressat unzufrieden bleibt, wird er Ihr Schreiben nicht nur im Freundes- und Bekanntenkreis herumzeigen, sondern vielleicht auch versuchen, einen Rechtsanwalt oder die Presse zu seiner Unterstützung heranzuziehen.
Deshalb sollten Sie darauf achten, dass sich der gesamte relevante Sachverhalt vollständig allein aus Ihrem Antwortschreiben erschließen läßt - ohne dass man sich die Details mühsam aus Ihren Akten, den vorangegangenen Schreiben o.ä. zusammensuchen muß. Ansonsten bleiben für "Unbeteiligte" Fragen offen - und das allein bestärkt den Verdacht, dass etwas falsch gelaufen sein könnte. Je weiter oben Ihre Vorgesetzten in der Hierarchie stehen, desto eher werden sie sich darauf verlassen wollen und müssen, dass Sie den Sachverhalt korrekt erfasst und bearbeitet haben. Ein in sich schlüssiger Text ist eher dazu geeignet, dieses Vertrauen zu bestärken, als zusammenhanglos hingestotterte Satzfragmente, auf die man sich selbst einen Reim machen muss.

Echte Outer bei der Beantwortung von Beschwerden

Üblicherweise kommt es sehr schlecht an, wenn das Antwortschreiben
  • ohne Einleitung direkt auf Einzelheiten eingeht und diese zurückweist
    (emotional aufgeheizt, Eindruck für den Bürger: Es fand keine unabhängige Überprüfung statt)
  • der Unterzeichner oder benannte Bearbeiter der Antwort selbst zu den unmittelbar angegriffenen Personen gehört
    (Dienstaufsichtsbeschwerden sollte mindestens der nächste gemeinsame Vorgesetzte der angegriffenen Bearbeiter unterschreiben)
  • echte Vorwürfe oder Forderungen gänzlich unkommentiert bleiben
    (Unvollständige Bearbeitung ist ein Signal für »Schlamperei«)
  • bereits im ersten Durchlauf abwiegelnde Schlusssätze wie »Ich betrachte die Angelegenheit damit als erledigt.«, »Ich möchte Sie bitten, von weiteren Schreiben in dieser Angelegenheit abzusehen« o. ä. enthält.

Der nachfolgende Mustertext enthält zudem Ausführungen zu Beschwerdepunkten, die in der Praxis wiederkehrend auftreten, nämlich

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Sebastian Veelken
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Re: Beantwortung einer Dienstaufsichtsbeschwerde (Muster)

Beitrag von Sebastian Veelken » 13.03.2010, 09:30

Muster Beantwortung einer Dienstaufsichtsbeschwerde

Ihre Dienstaufsichtsbeschwerde vom ...

Sehr geehrter Herr ...,
[Einleitung]
Sie hatten sich mit einer Dienstaufsichtsbeschwerde über Frau X , Sachbearbeiterin im Bauaufsichtsamt, an ... (konkreter Adressat des Ausgangsschreibens, z. B. Bürgermeister, Amtsleiter o.ä.) gewendet.
[Kurzer Zusammenfassung des Vorwurfs/der Beschwerde]
Mit Ihrem Schreiben beklagten Sie sich über die Bearbeitung der von Ihnen gestellten Bauanträge. Sie äußerten den Verdacht, entweder seien die von Ihnen gestellten Bauanträge bewusst verzögert worden oder aber die Anträge Ihres Nachbarn Herrn N seien ohne ordnungsgemäße Prüfung genehmigt worden.

[Erläuterung: Wie wurde geprüft?]
Ich habe daraufhin die Sache umfassend überprüft. Dazu habe ich die Akten eingesehen und mit der zuständigen Sachbearbeiterin, Frau X gesprochen.

[Zusammenfassendes Ergebnis, »Tenor« zur Pflichtwidrigkeit]
Danach kann ich
... ein dienst- oder pflichtwidriges Verhalten von Frau X und den übrigen an den Verfahren beteiligten Mitarbeitern positiv ausschließen (bei sicherem Ausschluss)
bzw.
… nicht feststellen (bei Nichterweislichkeit, z. B. Aussage gegen Aussage)
alternativ:
Anhaltspunkte für ein dienst- oder pflichtwidriges Verhalten der Frau … fanden sich danach nicht.

[Üblicherweise richten sich Beschwerde auch gegen das Ergebnis, dann auch Tenor zur Rechtmäßigkeit der Diensthandlungen:]
Alle angesprochenen Bauanträge wurden ordnungsgemäß bearbeitet.
Sie baten um Bestätigung, dass die Herrn N erteilten Baugenehmigungen vom ... (Reg.-Nr. ... ) und vom ... (Reg.-Nr. ...) nichtig seien. Diese Bestätigung kann ich Ihnen nicht geben, da die Baugenehmigungen rechtmäßig erteilt wurden.

[Darlegung und Begründung im Einzelnen. Stellungnahme zu allen relevanten Vorwürfen]

[Mustertext: Antrag für fremdes Grundstück]
Es ist für die Erteilung einer Baugenehmigung nicht erforderlich, dass der Antragsteller selbst Eigentümer des Baugrundstückes ist oder eine Zustimmung des Eigentümers vorweist. Das hat seine Ursache darin, dass die Baugenehmigung gemäß § 75 Abs. 3 der Landesbauordnung NRW (BauO) »unbeschadet privater Rechte Dritter erteilt« wird. Im öffentlichen Interesse steht allein die Herstellung bzw. Bewahrung baurechtmäßiger Zustände, etwaige dahinterstehende private Rechtsverhältnisse sind nicht von Belang. Dies wird auch in § 69 Abs. 2 S. 3 BauO deutlich, wonach für Bauvorhaben auf fremden Grundstücken die Zustimmung des Grundstückseigentümers gefordert werden kann. Diese Ermessensvorschrift dient ausschließlich dem öffentlichen Interesse daran, die Bauaufsichtsbehörde vor der Befassung mit Bauanträgen zu Bauaufsichtsamt bewahren, die offensichtlich niemals realisiert werden könnten. In solchen Fällen kann die Bauaufsichtsbehörde die Bearbeitung wegen des fehlenden Sachbescheidungsinteresses des Bauherrn verweigern, ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Einen Schutz des Grundstückseigentümers bezweckt diese Vorschrift nicht.
Das ist auch nicht nötig, weil der Eigentümer aufgrund seiner zivilrechtliche Befugnisse Bautätigkeiten auf seinem Grundstück ohne weiteres verhindern kann. Weitere Informationen sowie Nachweise der einschlägigen Rechtsprechung finden Sie z.B. in Gädtke/Temme/Heintz, Landesbauordnung Nordrhein-Westfalen,
Kommentar, 10. Auflage 2003, § 69, Rn. 88 ff.
Danach ist festzuhalten, dass die Bearbeitung der Bauanträge des Herrn N insoweit rechtmäßig ist.

Die Baugenehmigungen sind überdies auch materiell richtig, weil sie dem geltenden Baurecht entsprechen. (wird detailliert unter Bezugnahme auf die einzelnen Vorwürfe ausgeführt)
Schließlich wünschten Sie, dass Ihr ursprünglicher Bauantrag vom ... auflagenfrei genehmigt werde.

[Mustertext 2: Lange Bearbeitungszeit wegen unvollständigem Bauantrag und Verzögerung durch Entwurfsverfasser]
Dieser Bauantrag wurde von Ihnen zwar unter dem ... unterzeichnet, er wurde aber von Ihrem Architekten - mit Anschreiben vom ... - erst so spät auf den Weg gebracht, dass er erst am ... hier einging.
Der Bauantrag wurde entgegen den Vorgaben der Verordnung über bautechnische Prüfungen (BauPrüfVO) mangelhaft eingereicht. So fehlten (wird detailliert unter Bezugnahme auf die einzelnen Vorwürfe ausgeführt).
Die Landesbauordnung stellt im Interesse einer zügigen Bearbeitung durch die Bauaufsichtsbehörden vergleichsweise hohe Anforderungen an einzureichende Anträge.
Dies ist jedoch vertretbar, da Bauanträge in aller Regel nur von vorlageberechtigten Entwurfsverfassern gestellt werden dürfen, denen diese - im ganzen Land Nordrhein-Westfalen einheitlichen - Vorgaben vertraut sind und die zu ihrer Einhaltung auf der Grundlage ihres Studiums in der Lage sind.

Mit der Eingangsbestätigung wurde keine abschließende Aussage über die materielle Zulässigkeit Ihres Vorhabens getroffen, wie sich schon aus ihrem Wortlaut ergibt. Etwas anderes war auch gar nicht möglich, weil der von Ihnen beauftragte Entwurfsverfasser die erforderlichen Angaben, die in § 3 Abs. 1 Nr. 12 und § 4 Abs. 1 Nr. 3 BauPrüfVO im einzelnen vorgeschrieben sind, nicht gemacht hat. Die geforderten Nachweise wurden nicht vollständig beigebracht, insbesondere wurden die Verstöße gegen die nachbarschützenden Vorschriften des Abstandflächenrechts
nicht behoben.
Dieser Bauantrag wurde wegen der Abstandflächenverstöße mit Bescheid vom ... abgelehnt, die Ablehnung ist bestandskräftig, da sie keine Klage erhoben haben. Ich sehe keinen Anlass, dieses Verfahren nunmehr wieder aufzugreifen.

[Mustertext 3: Lange Bearbeitungszeit wegen unvollständigem Bauantrag]
Zur Dauer der Verfahren möchte ich folgendes anmerken: Ihr Bauantrag vom ... wurde am ... abgelehnt, nachdem der von Ihnen beauftragte Entwurfsverfasser trotz wiederholter Erinnerungen die schon mit der Eingangsbestätigung am ... geforderten Nachweise nicht vollständig beigebracht hat.
In Ihrem wohlverstandenen Interesse wurde zunächst von der in § 72 Abs. 1 S. 2 BauO vorgeschriebenen Zurückweisung Ihres Bauantrages abgesehen. Mit einer solchen Zurückweisung hätte das Verfahren schon am ... rechtmäßig beendet werden können. Die Zurückweisung ist jedoch mit einer Gebühr in Höhe von einem Viertel der Genehmigungsgebühr verbunden, ohne dass Sie einen wirtschaftlichen Nutzen davon gehabt hätten. Dass der von Ihnen beauftragte Entwurfsverfasser nicht in der Lage sein würde, die von ihm angekündigten Nachweise im weiteren Verlauf beizubringen, konnte meine Mitarbeiterin nicht vorhersehen. Dieser Umstand ist indes nicht von der Genehmigungsbehörde zu vertreten, vielmehr hat der Bauherr sich - unter Zuhilfenahme eines geeigneten Entwurfsverfassers - vor Antragstellung selbst zu vergewissern, dass er die baurechtlichen Anforderungen einzuhalten vermag. Dies gilt besonders, wenn - wie hier - die Abstandflächen zum Nachteil der Nachbarn verletzt werden, so dass ihre Zustimmung erforderlich wird.

Auch Ihr zweiter Bauantrag (Reg.-Nr. ...) lag erst nach dem ... in bearbeitungsfähiger Form vor: Zwar haben Sie mit dem Antrag vom ... bereits Pläne eingereicht, diese haben Sie jedoch unter dem ... signifikant geändert, indem u. a. die Lage der Außentreppe verändert wurde. Die Darstellung der dadurch ausgelösten Abstandflächen wurde von Ihrem Entwurfsverfasser schließlich erst nach dem ... eingereicht.
Erst ab diesem Zeitpunkt war Ihr Bauantrag mithin bearbeitungsfähig.
Unter Berücksichtigung der von Ihnen beantragten Abweichung halte ich die nachfolgende Bearbeitungszeit bis zur Genehmigung am ... noch für angemessen, zumal Sie bzw. Ihr Entwurfsverfasser mit der verzögerlichen Beibringung der Unterlagen keine besondere Eilbedürftigkeit erkennen ließen.
Im Zuge Ihres Bauantrages hatte sich die zuständige Sachbearbeiterin Frau X ausgiebig mit dem Gebäude und seinen Eigenheiten befasst. Daher liegt es in der Natur der Sache, dass sie die beiden am … – und damit praktisch parallel – gestellten Bauanträge des Herrn N für dasselbe Gebäude in derselben Zeitspanne bearbeiten konnte. Die Einarbeitungszeit entfiel, im Übrigen war der Antrag aus den oben beschriebenen Gründen materiell-rechtlich einfacher und daher schneller zu prüfen. Die kürzere Bearbeitungszeit ergab sich insoweit aus sachlichen Gründen.

Sie baten ferner um Akteneinsicht in die von Herrn N gestellten Bauanträge. Als Miteigentümer des Grundstücks sind Sie dazu berechtigt, Einsicht in die Ihr Grundstück betreffenden Akten zu nehmen. Das gilt selbstverständlich auch für die beiden von Herrn N gestellten Bauanträge Reg.-Nr. ... und Reg.-Nr. ...
Die Akteneinsicht ist während der Öffnungszeiten der Bauaktenregistratur ... möglich. Bitte legitimieren Sie sich dort durch Vorlage geeigneter Dokumente (Personalausweis und entweder Grundbuchauszug oder letzter Grundsteuerbescheid).
Um Wartezeiten bei der Zusammenstellung der Unterlagen zu vermeiden, melden Sie sich bitte nach Möglichkeit vorher unter der im Briefkopf angegebenen Telefonnummer an.

[Verbindlicher Schluss]
Ich hoffe, Ihnen das Verfahren hiermit ausreichend erläutert zu haben.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
...
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Re: Weiterführende Links

Beitrag von Sebastian Veelken » 30.06.2010, 07:28

Hilfreich fand ich u.a. folgende Quellen auf anderen Internetseiten:

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