Höflichkeit bei Abwesenheitsnachricht + Autoresponder

Themen (v.a.) für Mitarbeiter von Bauaufsichtsbehörden.
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Sebastian Veelken
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Registriert: 11.09.2006, 21:46
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Höflichkeit bei Abwesenheitsnachricht + Autoresponder

Beitrag von Sebastian Veelken »

Die promptesten Rückmeldungen aus der Verwaltung erhält man bekanntlich, wenn der Angeschriebene gerade im Urlaub ist. Dann nämlich meldet sich sein Autoresponder und verrät mir auf jeden Fall, dass der Angeschriebene nicht da ist. Was sonst noch mitgeteilt wird, unterliegt dann erheblichen Schwankungen.
Der Verfasser präsentiert hier einige wahre Beispiele aus seiner täglichen Praxis - natürlich anonymisiert.
Unten auf der Seite finden Sie Vorschläge und den Link zu einem Muster für einen freundlichen und vollständigen Autorespondertext.

Informationsprobleme
Ich bin vom 11.05. - 30.05.06 in Urlaub. Bitte wenden Sie sich an eine/n
meiner Kollegen/Kolleginnen.
Westfälisch-knapp, und der kommunikative Super-GAU: Hier bleiben wirklich alle Fragen offen. An welche Kollegen wende ich mich? Telefonnummer? Wurde meine Nachricht weitergeleitet?
Urlaub bis zum 06.06.2006.Vertreterin Frau X.
Ihre E-Mail wurde weitergeleitet.
Noch ein Westfale. Da aber meine Nachricht zumindest weitergeleitet wurde, geht der Kommando-Ton gerade noch in Ordnung.
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich bis zum 8.3.2007 nicht im Büro zu erreichen. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht umgehend bearbeiten.
In dringenden Fällen erreichen Sie meinen Kollegen Herrn X unter der Telefon-Nr. 0123/ 45- 6789 oder per E-Mail (x.y@z.de). Ihre E-Mail wird jedoch nicht weitergeleitet.
Kurz, knapp und alles drin. Nur schade, dass ich meine eilige Nachricht jetzt noch einmal – an Herrn X – verschicken muß. Das werde ich dem Absender Y aber einfach nicht (als CC.) erzählen, so dass er wenigstens ein bisschen Doppelarbeit mit meiner ersten Mail hat.
Ich bin in der Zeit vom 05.03.07 bis 09.03.07 nicht im Büro erreichbar. Im
Vertretungsfall wenden sie sich bitte an Herrn H., Tel.: 0123 - 45 67 89
Kurz und bündig. Hat Herr H. meine E-Mail schon? Er wird sich bestimmt über meine telefonische Nachfrage freuen. Vor allem, wenn er dann auch noch seine E-Mail-Adresse telefonisch buchstabieren darf.
Ich habe Urlaub und bin am 30.05.06 wieder erreichbar. Frau S... (Tel. 123) oder Herr K. (124) vertreten mich in dringenden Fällen.
Gruß
N. N.
Was ist mit meiner E-Mail passiert? Haben Frau S. und Herr K. sie schon bekommen? Die beiden werden sich bestimmt über meine Nachfrage freuen. Aber wie erreiche ich sie? Nicht per E-Mail. denn die Adresse hält man geheim. Ist 123 wirklich die Telefonnummer? Bei drei Ziffern wohl eher die Durchwahl! Aber wie ist die Hauptnummer? Wenn ich sie habe, werde ich die beiden Vertreter zur Strafe parallel arbeiten lassen, indem ich meine Nachricht an beide schicke.

Höflichkeit und Stil
Ich werde ab 16.03.2007 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am 19.03.2007.
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten. Sollte es sich
bei Ihrer Nachricht um eine Mitteilung handeln, so nehme ich diese zur
Kenntnis.
Aha. zwei Fragen: Was ist, wenn meine Nachricht eiliger war? Muß ich den Vertreter und seine Kontaktdaten jetzt selbst suchen?
Und was ist der Unterschied zwischen einer Nachricht – die beantwortet wird – und einer Mitteilung – die (wann?) – zur Kenntnis genommen wird? Die Rechtsfolgen dieser behaupteten Kenntnisnahme bei offensichtlicher Unkenntnis dürften haftungsrechtlich auch interessant werden.
Das holprige Deutsch der beiden ersten Formtexte geht da glatt noch durch.
Da der Betreff nicht in der Form einer Antwort gehalten ist, kann ich diese Kenntnisnahme jetzt für jeden beliebigen Vorgang behaupten.
ICH BIN VOM 02.03.2007 BIS ZUM 09.03.2007 NICHT IM HAUSE UND BITTE UM KLÄRUNG DES PROBLEMS MIT HERRN B... UNTER DER TELEFONNUMMER
01234 567 890
ODER MIT FRAU H. UNTER DER TELEFONNUMMER
01234 567 891
IHRE E-MAIL UND IHR FAX WIRD AN DIE ZUVOR GENANNTEN PERSONEN WEITERGELEITET UND SIE ERHALTEN DANACH VON DEN ZUSTÄNDIGEN MITARBEITER/INNEN EINE MITTEILUNG

VIELEN DANK FÜR IHR VERSTÄNDNIS UND TSCHÜSS
N. N.
Wer schreit mich da so an? Großbuchstaben gelten im Internet als Schreien und sind außerdem am Bildschirm schlecht lesbar. Der Absender muß wirklich motiviert sein, wenn er sich wie die Fahrer der aufgemotzten Kleinwagen mit „...und tschüss“ verabschiedet.
MAILS WERDEN NICHT AUTOMATISCH WEITERGELEITET !!!!
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe Urlaub bis zum 28.09.2007.

Mit freundlichem Gruß
X. Y.

Meine Vertreterin ist Frau Z.

MAILS WERDEN NICHT AUTOMATISCH WEITERGELEITET !!!!
Noch so ein Schreihals. Vier Ausrufezeichen sind drei zuviel.

Konsequenz:

Achten Sie auch beim Text Ihrer Abwesenheitsnachricht auf Höflichkeit, Freundlichkeit und vollständige Information. Eine gute Abwesenheitsnotiz enthält in freundlichem Ton mit ordentlichen Anrede und ebensolcher Verabschiedung unter Angabe einer Signatur folgende Angaben:
  1. Wann ist der Absender wieder zu erreichen?
  2. Wurde meine Nachricht automatisch weitergeleitet?
  3. Wer übernimmt die Vertretung und wie erreiche ich ihn telefonisch (vollständige Nummer) und per E-Mail?

Das Ganze sollte in einem höflichen Ton verfasst sein. Technisch ist eine Antwort (mit entsprechender Bezeichnung in der Betreffzeile) einer isolierten Mail (die der Absender erst zuordnen muß) vorzuziehen.
Den Verweis an den Vertreter "in dringenden Fällen" kann man sich sparen: Mein Fall ist immer dringend, schon weil es eben meiner ist. Aber je nach Aufgabenbereich wird bei zwei, drei Wochen Urlaubsabwesenheit so mancher Fall dringend, der es vorher gar nicht war.
Zu einem freundlichen Mustertext...
In einer Behörde sollte die Weiterleitung an den Vertreter die Regel sein. Dass dennoch vielfach Nachrichten nicht weitergeleitet werden, liegt daran, dass die Mitarbeiter befürchten, dass ihre Vertretung dann auch private E-Mails zu Gesicht bekommt.
Dazu ist anzumerken: Wenn manche Mitarbeiter sich private Nachrichten an ihre dienstliche Adresse schicken lassen und ein Arbeitgeber dies duldet, so ist das schon ein erhebliches Entgegenkommen. Wenn aber diese privaten Interessen dann auch noch den dienstlichen Interessen an einem zügigen Informationsfluß bei Urlaub oder Krankheit übergeordnet werden, dann wedelt der Schwanz mit dem Hund.
Im Übrigen gibt es in den meisten E-Mail-Programmen Sortierregeln, die es für bekannte (private) Absender erlauben, diese von der Weiterleitung auszunehmen.
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